Yhdistyksen Rekisteriseloste ja tietosuoja

Henkilötietorekisterin tietosuojaseloste

 

  1. Rekisterinpitäjä
    Varkauden Seudun Nepsyt ry
  1. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
    Jäsenrekisterivastaava Anita Rikalainen
  2. Rekisterin nimi
    Varkauden Seudun Nepsyt ry  jäsenrekisteri
  3. Laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle ja käyttötarkoitukset
    Yhdistyksellä on yhdistyslakiin perustuva velvollisuus pitää rekisteriä yhdistyksen jäsenistä.
    Jäsenrekisterin tietojen käyttötarkoitus  on yhdistyksen jäsentietojen ajantasainen hallinta sekä jäsenviestinnän toteuttaminen  ja toiminnan kehittäminen esim. jäsenkyselyjä käyttämällä.

 

  1. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
    Liittymislomakkeessa kysytään liittyjältä seuraavat tiedot  (p = pakollinen tieto)
  • etunimi ja sukunimip
  • osoitetiedot (lähiosoite, postitoimipaikka) p
  • liitto / liitot johon haluaa liittyä (ADHD-liitto, Autismi- ja Aspergerliitto, Aivoliitto) p
  • puhelin
  • sähköpostiosoite
  • Lisätietoja
  1. Käsiteltävät henkilötiedot
    Rekisterissä käsitellään jäsenten henkilö- ja yhteystietoja
  • rekisteröidyn etu- ja sukunimi,
  • rekisteröidyn katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • tieto siitä, mihin valtakunnallisiin liittoihin rekisteröity kuuluu ADHD-liitto / Autismi- ja Aspergerliitto / Aivoliitto
  • tieto rekisteröidyn suorittamasta yhdistyksen jäsenmaksusta
  • rekisteröidyn jäsenrekisteriin merkitsemisajankohta
  1. Tietolähteet
    Rekisteröity antaa tiedot liittyessään jäseneksi. Jäsenmaksun suorittamispäivämäärän yhdistys merkitsee pankkitiliotteiden tietojen perusteella.

 

  1. Tietojen luovutukset
    Jäsenen nimi ja postiosoite luovutetaan niille valtakunnallisille liitoille, joihin jäsen kuuluu, eli ADHD -liitolle, Autismi liitolle ja / tai Aivoliitolle jäsenlehden postitusta ja jäsenviestintää varten.  Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle palveluntarjoajalle esim. jäsenkirjeiden postitusta varten.

    Tietoja ei luovuteta kansainvälisesti,  eikä myöskään tehdä tietojen siirtoja EU/ETA -maiden ulkopuolelle.
  2. Tietojen käsittelyn kesto
    Tiedot säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden ajan ja kaksi vuotta jäsenyyden päättymisestä.  Tarvittavia tietoja säilytetään kirjanpitoaineistossa kirjanpitolain vaatimat kuusi vuotta.
  3. Tietojen käsittelijät
    Henkilötietoja käsittelevät  yhdistyksen nimeämät jäsenrekisteristä vastaava ja hänen varahenkilönsä. Voimme tarvittaessa ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
  4. Tietojen suojaus
    Jäsenrekisteri on yhdistyksen tietokoneella, johon kirjaudutaan salasanalla ja joka on suojattu palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla. Tietokonetta ja paperisia dokumentteja säilytetään lukitussa tilassa, lukitussa kaapissa, avain on puheenjohtajalla, rahastonhoitajalla ja erikseen nimetyillä hallituksen jäsenillä. Henkilötietojen käsittelijät ovat tietoisia tietosuoja-asetuksen velvoitteista.
  5. Rekisteröidyn oikeudet
    Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
    Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
    Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
    Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
    Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
    Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
  6. Yhteydenotot
    Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle henkilölle.
  7. Tietosuojaselosteen muutokset
    Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

 

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty  15.9.2019